Sedan 1949

GDPR

Identifiering och personuppgifter

16.1 För att kunna tillhandahålla och fullgöra Zacharias® skyldigheter enligt lag samt tillhandahålla Zacharias® tjänster används i förekommande fall personuppgifter för bl.a. främst, men inte exklusivt följande ändamål:

- hantering av klientärenden.

- hantering av ärenden rörande viss fråga.

- hantering av frågor rörande försäkringar – främst rättsskyddsförsäkringar.

- hantering av– och administration kring kursverksamhet.

- hantering av e-post.

16.2 Vi använder inte dina personuppgifter i något annat oförenligt syfte och sparar dem bara så länge de är nödvändiga. Vi kan i vissa fall komma att lämna ut dina personuppgifter till tredje man som vi samarbetar med för att tillhandahålla våra tjänster, t.ex. besiktningsföretag och försäkringsbolag. Vidare kan vi komma att lämna ut dina personuppgifter till myndigheter och till den eller de försäkringsgivare som anlitats av Zacharias® avseende de ansvarsförsäkringar som gäller för anställda vid Zacharias® m.fl. Vi kommer inte att sälja dina personuppgifter till någon annan.

Rättslig grund för behandling

16.3 Enligt lag måste Zacharias® kontrollera klienternas identitet och ägarförhållanden samt informera oss om ärendet och i vissa fall om medel och andra tillgångars ursprung. Detta sker i regel innan uppdraget påbörjas. Zacharias® kan därför komma att be om bl.a. identitetshandlingar samt dokumentation utvisande varifrån medel och andra tillgångar kommer. Zacharias® är även skyldig att verifiera den information som lämnas till oss. För detta ändamål kan Zacharias® komma att inhämta information från externa källor, såsom exempelvis databaser. All information och dokumentation som vi inhämtat i samband med dessa kontroller kommer Zacharias® att behålla.

16.3 Personuppgifter används inte för automatiserat beslutsfattande eller profilering.

16.4 När Ni anlitar oss lämnar Ni samtycke till att vi behandlar Era personuppgifter för de ändamål som anges i denna samt i punkten nedan avseende penningtvättslagen.

16.5 Klienten samtycker därför genom överlämnandet av uppdraget till att uppgifter om namn och personnummer, ärenden m.m. registreras i Zacharias® klientregister, fakturaregister, redovisningsprogram, mall-hanteringsprogram, e-posthantering såväl vad avser ankommande som utgående post med eller utan bifogade filer, databehandling av inkommande post m.m. Klienten godkänner även att uppgifterna kan vidarebefordras helt eller delvis till tredje man dels i enlighet med ovan angivna syfte dels för att underlätta fullgörandet av Zacharias® och dess anställdas uppdrag eller för att befrämja klientens intressen.

16.6 Zacharias® ansvarar för att personuppgifterna hanteras på ett korrekt sätt. Klienten har rätt att en gång per år få ta del av de personuppgifter som finns registrerade om klienten. Klienten har även rätt att begära att felaktiga uppgifter korrigeras. Ansökan om information och rättelse ska vara skriftliga.

Lagringstid

16.7 Zacharias® sparar erhållna personuppgifter så länge det är nödvändigt för att Zacharias® ska upprätthålla bl.a. arkiveringsplikt, jävsprövning m.m och för att kunna utföra de tjänster i övrigt som anförtrotts Zacharias®. Uppgifterna i Zacharias® arkiv men gallras helt eller delvis över tid. Då uppgifter från klienten kan utnyttjas fler gånger vid återkommande uppdrag m.m., föreligger också av nu angiven orsak, grund för uppgiven lagringstid.

16.8 För att kunna hålla klientens personuppgifter uppdaterade och korrekta kan Zacharias® komma att komplettera och uppdatera redan erhållna personuppgifter genom inhämtning från privata och offentliga register. Se även nedan under punkten 19 ”Arkivering och utlämnande av information”.

Barn under 16 år

16.9 När personuppgifter lämnas av och om barn under 16 år, ska berörda vårdnadshavare skriftligen godkänna att Zacharias® behandlar sagda personuppgifter. Godkännandet kan lämnas via mail men endast om mailet med godkännandet är försett med en kopia av vårdnadshavarens körkort eller pass samt telefonnummer för uppföljande verifiering av godkännandet.

Klagomål

16.10 Klagomål rörande Zacharias® hantering av personuppgifter kan göras hos tillsynsmyndigheten som i Sverige är Datainspektionen. Myndighetens kontaktuppgifter är:

Integritetsskyddsmyndigheten

Box 8114

104 20 Stockholm

Telefon: 08-657 61 00

E-post: imy@imy.se

Ansvarig för hanteringen

16.11 Zacharias® är ansvarig för hanteringen av lagrade personuppgifter.

16.12 Zacharias® är skyldig att gratis på klientens skriftliga begäran – egenhändigt undertecknad – en gång per kalenderår lämna besked om personuppgifter, som rör klienten, behandlas eller inte. Behandlas sådana uppgifter ska skriftlig information lämnas också om vilka personuppgifter som behandlas om klienten, varifrån dessa uppgifter har inhämtats, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare eller kategorier av mottagare som uppgifterna har lämnats.

Arkivering och utlämnande av information

17.1 Den information som klienten lämnar till Zacharias® skyddar Zacharias® på lämpligt sätt och i enlighet med i förekommande fall tillämpliga etiska regler.

17.2 Zacharias® kommunicerar med klienten och andra som är involverade i ett uppdrag på flera sätt, bland annat via e-post. Även om e-post är ett effektivt sätt att kommunicera på innebär det risker ur säkerhets- och sekretessynpunkt. Zacharias® vill uppmärksamma klienten på de risker som är förenade med kommunikation via t.ex. e-post, i synnerhet om klientens e-postadress är inom ett företag. Det åligger klienten att informera Zacharias® om särskilda försiktighetsåtgärder önskas. Zacharias® krypterar dock inte sin e-post. Zacharias® åtar sig inget ansvar för dessa risker. Om klienten skulle föredra att Zacharias® inte kommunicerar via exempelvis e-post ber Zacharias® klienten att meddela detta till den uppdragsansvarige delägaren.

17.3 Våra spam- och virusfilter och andra säkerhetsanordningar kan ibland avvisa eller filtrera bort legitim e-post. Klienten bör därför följa upp viktig e-post via telefon med uppdragsansvarig delägare.

17.4 När ett uppdrag slutförts eller på annat sätt har upphört, kommer Zacharias® att arkivera (hos Zacharias® eller hos tredje man och i pappers- eller elektronisk form) i huvudsak alla handlingar och arbetsresultat som erhållits och framställts i uppdraget. Handlingarna och arbetsresultaten kommer att arkiveras under den period som enligt Zacharias® uppfattning är påkallad av uppdragets art, dock aldrig under kortare tid än den som påkallas av lag eller i förekommande fall av tillämpliga etiska regler.

17.5 Mot bakgrund av att Zacharias® är skyldiga att arkivera i stort sett alla handlingar och arbetsresultat som erhållits och framställts i uppdraget, kan vi inte tillmötesgå en begäran om att återställa (utan att framställa och behålla en kopia av aktuell handling) eller förstöra en handling eller ett arbetsresultat innan arkiveringsperioden löpt ut. I de fall klienten ber Zacharias® att tömma en elektronisk akt i vårt dokumenthanteringssystem kommer vi att efterkomma klientens önskemål i den utsträckning som lag och i förekommande fall tillämpliga etiska regler tillåter detta (men Zacharias® kommer i dessa fall att behålla en papperskopia av de dokument som tas bort eller spara dessa på något elektroniskt lagringsmedium) och normalt sett mot ersättning om arbetet är tidskrävande.

17.6 För den händelse Zacharias® inte särskilt har överenskommit om annat i uppdragsbekräftelsen kommer Zacharias® att tillställa klienten alla originalhandlingar när ett uppdrag har slutförts eller på annat sätt upphört. I enlighet med vad som angivits i punkt 20.4 ovan, kommer Zacharias® emellertid att behålla en kopia av originalhandlingarna.

17.7 Om Zacharias® i uppdraget anlitar eller samarbetar med andra professionella rådgivare eller fackmän har Zacharias® rätt att lämna ut sådant material och annan information som Zacharias® anser kan vara relevant för att rådgivaren eller fackmannen ska kunna lämna råd till eller utföra den aktuella tjänsten.

17.8 När ett ärende blivit allmänt känt har Zacharias® rätt att i Zacharias® marknadsföring och på Zacharias® hemsida lämna information om Zacharias® delaktighet i uppdraget och om andra redan allmänt kända uppgifter om ärendet.

17.9 Om mervärdesskatt inte utgår på våra tjänster till klienten är Zacharias® enligt lag skyldiga att i vissa fall lämna information till skattemyndighet om klientens momsnummer och värdet av de levererade tjänsterna. När klienten anlitar oss lämnar klienten samtycke till att Zacharias® får lämna denna information till skattemyndighet.

Zacharias® 556469-2993 © 2014 All Rights Reserved     |     Cookies